Retención legal 101: Lo básico según Relativity

Los equipos jurídicos trabajan duro para mantenerse al día con el creciente número de fuentes de datos, tipos y canales, pero no es ningún secreto que estos crecientes volúmenes hacen que muchos procesos sean mucho más difíciles, especialmente la retención legal. Existe una letanía de casos, desde Zubulake contra UBS Warburg LLC hasta Epic Games, Inc. contra Google LLC y otros, que demuestran lo importante que es para los tribunales conservar los datos relevantes para un asunto.

La retención legal o retención para litigios es el proceso utilizado por las organizaciones para preservar datos e información relevantes para investigaciones o asuntos legales. Tanto si una empresa es muy litigiosa como si sólo se ocupa de unos pocos casos al año, garantizar que se conserva toda la información potencialmente relevante es vital para que el e-discovery tenga éxito y cumpla las normas.

¿Qué desencadena una retención legal?

Una retención legal tiene lugar cuando una empresa ordena a sus empleados que retengan información para un posible asunto legal. Cuando se notifica a una organización la inminencia de un litigio, una investigación gubernamental o el inicio de una investigación interna, se ordena a todos los empleados potencialmente afectados que no destruyan ni alteren ninguna información que pueda ser relevante para el asunto. Independientemente del motivo de la retención legal, los materiales digitales e impresos deben conservarse y reunirse en un solo lugar para su revisión.

¿Qué incluye una retención legal?

La información necesaria durante un procedimiento judicial o una investigación gubernamental puede incluir correos electrónicos, chats, llamadas telefónicas, notas de reuniones y mucho más, alojados en un número cada vez mayor de plataformas. El proceso de e-discovery ya no puede depender de cajas bancarias llenas de hojas de cálculo y memorandos impresos; hoy en día, también requiere el acceso a archivos digitales almacenados en la nube.

Sin embargo, tanto antes como ahora, los datos incluidos deben ser inclusivos y fácilmente accesibles. Para proporcionar esta información, los equipos deben evitar su pérdida, destrucción y alteración, y garantizar su disponibilidad en el momento oportuno. Un software de retención legal ayuda a automatizar este proceso para que los equipos no se vean obligados a gestionarlo todo manualmente.

¿Cómo funciona?

Ya hemos explicado por qué se puede aplicar una retención legal, pero ahora veamos el proceso para aplicarla.

Decida qué incluir. Tanto si una investigación interna ha dado lugar a la retención legal como si se ha presentado un caso contra una organización, la primera decisión debe ser qué datos deben conservarse y recopilarse. Esto suele incluir trabajar con los equipos de seguridad y TI para determinar quiénes pueden interactuar con los datos relevantes.

Distribuir el aviso de retención legal. El siguiente paso consiste en informar a las partes interesadas de que su información forma parte de una retención legal y no puede destruirse ni alterarse de ninguna manera. Se realizarán entrevistas con los custodios para descubrir qué información debe conservarse y aclarar con qué asunto está relacionada. Una vez que el custodio recibe esta información, se encarga de garantizar la conservación de los documentos. Es importante asegurarse de que entienden su papel en la conservación y de que reconocen su adhesión a la notificación.

Supervise la retención y envíe recordatorios. Instaurar la retención es un paso importante, pero asegurarse de que se lleva a cabo de forma adecuada y eficaz es clave. Deben enviarse recordatorios a las partes pertinentes para garantizar su reconocimiento y cumplimiento de la retención.

Documente el proceso. La retención judicial puede ser uno de los procesos más arriesgados que gestionan los equipos jurídicos, ya que existen normas y leyes estrictas sobre cómo debe llevarse a cabo, y las consecuencias de su incumplimiento pueden ser enormes. Por lo tanto, es vital que el equipo mantenga documentados el proceso y las actualizaciones de estado en curso por si fuera necesario demostrar el cumplimiento más adelante.

Liberar la retención. Una vez que la retención legal ya no es necesaria, es importante informar a los afectados.

Todos estos pasos son importantes y complicados, y pueden llegar a serlo aún más, porque una retención legal no suele ser un proceso lineal. El alcance de un asunto suele cambiar a medida que avanza, lo que significa que la información necesaria y los custodios implicados también cambian.

Pasar de un paso a otro no es tan sencillo como marcar una lista de tareas; como resultado, puede ser difícil de gestionar y propenso a errores cuando se hace un seguimiento de los asuntos en evolución sólo con tácticas manuales.

3 retos comunes de la emisión de una retención legal

Todos los equipos jurídicos son conscientes de la gravedad de gestionar mal una retención legal y hacen todo lo que está en su mano para evitar consecuencias como el deterioro y el incumplimiento. Pero, como cualquier proceso en el que intervienen muchas personas y sistemas diferentes, llevarlo a cabo de forma eficaz y eficiente puede ser difícil, especialmente cuando se utilizan varios canales diferentes para enviar notificaciones, obtener resultados de encuestas y comunicarse con los afectados.

Estos son los retos habituales a los que se enfrentan los equipos:

Procesos manuales: Sin automatización, los empleados jurídicos y de apoyo a litigios a menudo tienen la tarea de decidir, rastrear y recopilar información para una retención de litigio. Trabajar con herramientas dispares como Microsoft Office y Google Workspace, junto con Slack y Zoom, puede hacer que parezca imposible recopilar toda la información relevante a tiempo.

Superposición de retenciones: El mantenimiento de la conservación se complica enormemente cuando se producen varias retenciones legales a la vez. Es habitual que los custodios estén sometidos a más de una retención legal al mismo tiempo, y hacer un seguimiento manual de quién y qué está cubierto por cada una de ellas puede resultar engorroso y arriesgado. El peligro de liberar una retención activa y no preservar la información es demasiado alto sin automatización.

Seguimiento de la adhesión: Como ya se ha mencionado, documentar el proceso de conservación de los datos necesarios es clave para el cumplimiento y el éxito. Por lo tanto, el seguimiento de las retenciones de litigios comienza por el seguimiento de los custodios encargados de llevarlas a cabo. Puede resultar desalentador e ineficaz recordar manualmente a los implicados -y obtener y registrar su reconocimiento- sin automatizar el proceso.

¿Cómo puede ayudar la tecnología?

Muchos de los retos a los que se enfrentan los equipos a la hora de gestionar las retenciones legales tienen su origen en el hecho de que este complejo proceso se ha seguido y llevado a cabo manualmente durante demasiado tiempo. Al igual que el formato y los tipos de documentos que componen la mayoría de las retenciones legales han cambiado, la mejor forma de gestionarlas también lo ha hecho, y todo empieza con el software adecuado.

El software de retención legal agiliza el proceso de principio a fin. Cuando es necesaria una retención legal, una herramienta como Relativity Legal Hold guía al custodio a través de un flujo de trabajo automatizado para garantizar que no se omita ni se pase por alto ningún paso crucial. Desde recordatorios automáticos hasta herramientas de conservación in situ, los equipos jurídicos y de investigación disponen de un proceso defendible para garantizar una ejecución impecable.

Todos los equipos saben que pasar de una plataforma a otra y extraer datos de una fuente a otra les quita un tiempo valioso; al recopilar todos los datos -independientemente del canal- en una plataforma fácil de usar, los equipos pueden ahorrar tiempo y recursos. Se acabó lo de extraer manualmente diapositivas de PowerPoint en un archivo con transcripciones de chat y hacer el seguimiento en una hoja de cálculo de Excel. La automatización puede ayudar a los equipos de TI y de asistencia en litigios a trabajar sin problemas para incorporar y conservar los datos correctos en el lugar adecuado, al tiempo que se reducen los errores.

Cuando los datos se conservan en una plataforma única, también se minimizan los riesgos de seguridad y los problemas de gestión de datos. Los equipos de TI pueden estar seguros de que los datos confidenciales se conservan en una plataforma segura y conforme a las normas, en lugar de estar dispersos en múltiples fuentes.

Retenciones legales para la era moderna

La retención legal es un paso fundamental en cualquier proceso de e-discovery. Desde las investigaciones internas hasta los juicios, los equipos jurídicos deben ser capaces de recopilar y preservar todos los datos relevantes de los custodios de forma rápida y sin perder ninguna prueba irrefutable.

Afortunadamente, lo que durante mucho tiempo ha sido un proceso manual y propenso a errores para los equipos se ha simplificado con la ayuda de software específico. Al automatizar las tareas y mantener una buena seguridad y gestión de los datos con Relativity Legal Hold, este proceso puede ser más eficiente, eficaz y fluido.

Fuente:
Publicado en el Blog de Relativity en inglés, el 28 de febrero de 2023.
https://www.relativity.com/blog/legal-hold-101-the-basics/